【ツールを使いこなす】ScrapboxとEvernote,OneNoteを使い分け+スケッチブック。

ライフハック

Scrapbox

 まずはScrapbox。メモ代わりに何でも記録して共有する便利な共有ノートです。

 Scrapboxとは何かというと、ノートの中にリンクを埋め込んで次から次へと情報を連鎖させる言ってみればWiki的ノートといったところです。これは公開もできますし非公開でチームメンバーだけで共有することも自分だけのノートにすることもできます。

 WebですべてできるのでWindowsからMac、LinuxでもOK。もちろんAndroidでもiPhoneでも大丈夫。しかも応答速度はかなり速くてサクサク動きます。これは便利です。個人利用であれば無料で使えるのも良いところ。防備録として使ってもよし日記をつけてもよし、もちろん仕事にも使えます。ぜひ一度お試しください。

マンガでわかるScrapbox

2.Evernote

 次はみなさんご存じのEvernoteです。

 私はEvernoteを各種アカウントの管理に使っています。ファイルの暗号化ができるので、アカウントIDやパスワードを管理するのにはとても便利です。今管理しているアカウントは100件くらいでしょうか。アカウントの管理は、ID・パスワードなどだけでなく領収書や取り扱い説明書などなど付随するファイルが増えて行きます。Evernoteはそんな時でもどんどん記録していくことができます。WebのスナップショットもPDFも大丈夫。これは心強いです。

 EvernoteはWindowsやMac、Android、iPhoneとアプリが提供されていてオフラインでも使えます。ネットワークがつながれば自動同期してくれますしコンフリクトがあれば教えてくれます。セミナー会場なんかでネットワークにつながりにくかったりつながらないというような場合でも心配なく使えるのは良い点です。

3.はてなブックマーク

 次もまた有名どころです。はてなブックマークです。

 私の使い方は、主にパソコンでネットサーフィンしている際にブックマークしていくイメージであまりモバイルでは使っていません。あとでまとめて整理するためのバッファ的使い方です。

 はてなブックマークの良いところは、その時に気がついたメモを一緒に残せるところです。多くは書かなくても何かちょっと記録しておきたいといったとき、ブラウザのブックマークでは不足します。そんな時に便利です。

 もう一つはSNS的使い方です。世間が何に共感しているのかブックマークから知ることができるというのは加工されていない情報としてとても重宝しています。

4.Pocket

 はてなブックマークと同じ位置づけになりますがPocketも便利です。私の使い方としてはPremium会員になってWebサイトをスクラップしておくという使い方が主です。有料ではありますがWebサイトの中には必要な情報がなくなってしまうことも多々あるからです。Premium会員の永久保存ライブラリ、これはお金を払っても使いたい機能です。

5.スケッチブック

 最後に、アイデアをまとめるのには、MicrosoftのOneNoteと、MindMap、そして紙のスケッチブックを使うことにしています。

 その中でも特にスケッチブックは必須です。絵を描いたり、処理の流れを書いたり、画面イメージを描いたりと何でも描けます。そして、会議などでもその場でイメージを共有できるので気がついたらずっと持ち歩いています。よく会議の場で、言葉だけで空中戦やってる姿を目にしますが、「絵にしてみたら?」と思うことが多いです。自分が仕切る会議やミーティングではホワイトボードかスケッチブックとポストイットで見える化を心がけています。

 スケッチブックはスキャン(写真撮影でもOK)すればPDF化も簡単だし、最近はAIによる文字認識もかなり使えます。

 もちろん一番の売りは「絵にする」ことです。絵や図で表現することやフローで示すことは相互理解を深めます。またギャップを浮き上がらせるのにも最適です。そしてその結果を残すことで議論していた時のライブ感を呼び起こすこともできます。これにまさるツールはないですね。

 もちろんディスカッション後にちゃんと整理して議論に参加していなかったメンバーにも理解できるようにすることも大切なのでくれぐれもそこをお忘れなく。できるだけ早急に(できればその場で)要点をとりまとめてディスカッションメンバー間の合意をとって全体共有というところでしょうか。

6.まとめ

 いろんなツールが次から次へと出てきていますが、できれば長く使えるものが良いですよね。もしサービスが終了してもデータだけは他へ持って行けないと困ります。そんな視点での評価もしてみたいと思います。

 今回はほんの少しだけご紹介しましたが、次回はまた別なツールをご紹介したいと思います。

 それではみなさんもツールで生産性を上げられますように。

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