【生産性向上】スマホのツールを有効に使う

情報技術
生産性を上げるためのツール
生産性を上げるためのツールは、スマホやPC向けにたくさん提供されています。しかし、なかなかそれをうまく使いこなして生産性向上につなげられないのが実態ではないでしょうか。
 ひとつのツールで何でもできるようにアプリやソフトウェアを作っている会社は言いますが、実はそれが混乱の元。いろんなツールをその特性に合わせて組み合わせて使うのが一番良いのです。なぜなら人間の脳を有効に活用するには直感的に理解できる程度の情報量を超えないことが必要だからです。そのツールで管理すべき事項を絞り込んで一覧で見たときにわかるようにすることが必要です。ですので場合場合に合わせて複数のツールを使い分けて情報量を抑えるのが効果的です。
それではどの場面でどんなツールを使うのが良いか、私の使い方を書いてみたいと思います。
 

1.情報収集

1.1 Google Keep

最初はGoogle Keepです。
Google Keepは、Googleが提供している無料のメモアプリです。AndroidやiOSでもPCやMacでも使えます。
軽量なアプリなので思いついたときにパッとメモできるのが良い点です。ここにメモするのは、スマホ一画面で俯瞰できるくらいの分量にしておくのが良いと思います。
私の場合は、「ToDo」「メモ」「忘れるな!」と3つに絞っています。
それぞれの使い方は、次のようにしています。
 
「ToDo」:直近(今日・明日くらい)にやるべきことをメモしています。リマインダーも設定できます。スケジュールはGoogle Calendarなどに登録するのですが、例えば「買い物リスト」や「○○さんに伝言すること」などのスケジューラに登録するほどではないが忘れずにおきたい事柄を記録しています。
 
「メモ」:ここには、何でも気になったことは全部メモしています。例えば、漢字の筆順がわからなかったり読みがわからなかったりしたらメモります。テレビで気になるワードが出たらメモります。気がついたらどんどん書いてしまうことがポイントでしょうか。パッと書けるので思いついたらすぐに書く。いらなければ消せばいいだけです。
 
「忘れるな!」:ここには、座右の銘ではないですが、日頃から気をつけておきたい事柄を貼り付けています。Google Keepを見るたびに目につくのでこれは便利かと思います。
ちなみに今貼り付けているのは、
  • 人間はシングルタスクである
  • 他人は変えられない、自分は変えられる
  • 人に感謝される仕事を一生懸命にやる
の3つです。これはいろんなところで得た知見からその時に気をつけたいものに適宜変えています。
 

1.2 Pocket

二つ目の情報収集ツールはPocketです。
 Pocketは、無料アカウントでもブックマークをどんどん保存できるので便利ですが、PREMIUM会員になるとコンテンツを永久に保存できるライブラリが使えるのでこれはとても便利です。サイトのページが更新されて元々必要としていた情報がなくなっているといった事はこれでなくなります。また、検索機能もとても便利です。
 以前は「はてなブックマーク」を使っていたのですが、自分のメモ代わりに使うのにはPocketの方が便利に感じます。はてなブックマークは、ブックマークSNSとして使っています。
 

2.情報整理

 情報を収集したらそれを整理しなくてはいけません。

2.1 Evernote

 情報整理ツールの1番目はEvernoteです。
 情報収集から何からEvernoteで全部できるのですが、そうすると情報の大洪水になってしまいます。使い方が良くなかったのかもしれませんが、以前大変なことになりました。Bookmarkをどんどんため込み、PDFもどんどんため込み、日記も3年ほどつけ続けて、アカウント情報も管理すると全てEvernoteでやっていました。確かに何でも入るのですが、Evernoteはノートブックの階層が1階層しかないので管理がしきれなくなりました。ノートブックが2階層3階層と構造化できるといいのですが。そこで得た結論は、俯瞰できる範囲の情報を入れておくのが良いという結論です。
 扱えるデータの種類は豊富なので、情報収集で集めたデータを整理するにはうってつけです。メモやブックマークを整理してまとめていきましょう。
 

2.2 Mindmap

 Evernoteは、文章としてまとめるには良いのですが、情報を体系化してまとめるにはMindmapがお勧めです。
 Mindmapは、スマホでは画面が小さいのでお勧めできません。PCで使うのをお勧めします。
 無料で使えるツールとしては、XMindが良いと感じます。このくらいの機能があれば充分ではないでしょうか。有料であればもう少し機能の充実したものもありますが、何でもそれ一つでできる必要はあまりないかと思います。それより個々のツールをうまく組み合わせる方がベンダーロックインにならないので良いでしょう。
 
 

2.3 OneNote

 これは有料になってしまいますが、MicrosoftのOneNoteも良いかと思います。最近はMicrosoft365を使っている企業さんも多いのでその場合はOneNoteも活用できます。
 OneNoteは、比較的レイアウトの自由度の高いツールで並列に情報を並べたりできることで視覚に訴える整理ができると思います。ただ、自由度が高すぎるため発散しがちかもしれません。
 

2.4 ホワイトボード

 アプリやソフトを基本としていますが、やはり外せないのはアナログです。
 ホワイトボードとポストイットという組み合わせは収集したデータを整理する上では欠かせません。また、ブレインストーミングなどチームで議論するには重要なアイテムです。
 何が重要かというと「視覚化された情報」です。文字や言葉だけだと受け取り方に差が出ますが、絵を描いたり構造を表現したりすると認識の齟齬を洗い出したり、一致させたりが容易にできます。
 これは結構重要なのですが、意外と会議で「視覚化」していないことが多く見受けられます。リモートの会議でも手書きで紙に書いた絵で良いのでササッと書いてみんなで共有というのが必要です。
 絵心がないからとか絵が下手だからというのは理由になりません。自分の考えを絵にして相手に伝えることができないようなら、下手でも良いからできるように訓練しましょう。スケッチブックも必須です。
 先に挙げたEvernoteやOneNoteでも手書きの絵が描けますのでこれらを使うのも有効です。
 

3.プロジェクト推進

 何をやるかが決まれば、プロジェクト化して承認を得てプロジェクト開始と行くわけですが、ここは既存のツールをみなさんお持ちだと思います。
 よくあるのは、PowerPointで企画書を作成し、Excelで予算書を作成し、上長への説明などします。説明が通ったらワークフローに則った承認書を作成し承認を得ます。そして、プロジェクトはMicrosoftProjectで管理する。
 企業さんではここはしっかりしているところが多いかと思います。
 中小企業さんの場合も、ほぼ同じでしょうが簡易な場合は、企画書で承認までもらってすぐに始めることもあるかと思います。そういう小さなプロジェクトや日常の業務に適用できるものもあります。
 

3.1 Trello

 大規模なプロジェクトではなく日々の業務だったり、ちょっとしたプロジェクトならTrelloがお勧めです。
 Trelloは、プロジェクト毎に「これからやること」「実施中のこと」「終わったこと」などにタスクを分類し、進捗管理やメンバーのアサインができるツールです。チームで共有することで進捗が可視化できるので生産性の向上間違いなしです。
 プロジェクト管理ツールにもいろいろありますが、入りやすくてわかりやすいという点ではTrelloはお勧めです。
 

まとめ

 さてここまで生産性向上ツールについて簡単に紹介してきましたがお役に立ちましたでしょうか?個々のツールについてのより深い使い方や具体例については機会を見てご紹介したいと思います。
 皆さんの生産性が向上しますようにお祈りしております。
 Let’s improve the quality!!
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